Pôle Sud-Est des IUFM

Le fonctionnement du PSE

Le Comité de pilotage
Les tâches du coordonnateur général
Les tâches d'un coordonnateur
L'organisation d'un séminaire
L'organisation d'une journée (d'échanges ou de préparation d'un séminaire)
Les règles relatives à la gestion financière du PSE

Préambule

Le dispositif de formation des formateurs des IUFM du Pôle Sud-Est est actuellement placé sous la responsabilité du Directeur de l'IUFM d'Auvergne, qui travaille en étroite relation avec les autres directeurs des IUFM du Pôle Sud-Est.

Il est aidé dans cette tâche :

par un Comité de Pilotage chargé de proposer chaque année au responsable du PSE et à ses collègues directeurs d’IUFM un programme d’actions de formation de formateurs ;
par le coordonnateur général chargé de mettre en application le programme et les textes ratifiés par le responsable du PSE et par ses collègues directeurs d’IUFM ;
par des moyens de secrétariat pris sur les moyens propres de l'IUFM d'Auvergne ;
par l’agent comptable de l'IUFM d'Auvergne qui assure la gestion financière.

Le Comité de Pilotage

Le Comité de Pilotage des IUFM du Pôle Sud-Est est composé du coordonnateur général, des coordonnateurs PSE et des responsables de la formation des formateurs.

Ce Comité de Pilotage a pour charge :

de recueillir les fiches "Proposition d'action" (téléchargeables) ;
de proposer au responsable du PSE et à ses collègues directeurs d’IUFM :
- les textes et documents relatifs aux modalités pratiques de fonctionnement des actions : cahier des charges des organisateurs d’action(s), conditions de participation aux actions (formalités d’inscription, ordres de mission, remboursement des frais, …) ;
- un programme d'actions de formation de formateurs du PSE (séminaires et journées), pour chaque année universitaire.

Membres du Comité de Pilotage du PSE
IUFM	Coordonnateur	Formation de Formateurs
Aix-Marseille	Marie-Laure Barbier	Michel Larigni
Auvergne	Pierre Mièle	Pierre Mièle
Corse	Alain Combaret	Alain Combaret
Grenoble	Jean-Claude Orsoni	Joëlle Aubert
Lyon	Christian Alin	Jean-Luc Ubaldi
Montpellier	Jean-Marcel Sicart	Alain Lerouge
Nice	Frédéric Torterat	Frédéric Torterat
La Réunion	Jean-Paul Morillon	Jean-Paul Morillon

Les tâches du coordonnateur général

recueillir les fiches "Proposition d'action" auprès de ses collègues coordonnateurs pour les exploiter lors des réunions du Comité de Pilotage ;
après adoption du programme annuel, établir un budget prévisionnel pour les différentes actions. Ces budgets sont transmis à la direction et au service financier ;
gérer le site Web du Pôle Sud-Est et le mettre à jour régulièrement en diffusant toutes les informations dont il peut disposer ;
pour chaque action, lancer une campagne d'inscription en liaison avec les coordonnateurs locaux ;
lorsqu’il dispose des fiches d'inscription, faire établir par le secrétariat du Pôle Sud-Est les devis nécessaires à l'accueil et l'hébergement des personnes concernées. Ces devis sont transmis dans les meilleurs délais au service financier de l'IUFM pour permettre l'édition des bons de commande au plus tard trois semaines avant le début de l'action (pour l'établissement des devis relatifs aux actions se déroulant à l'extérieur de l’Académie d'Auvergne, le coordonnateur général fait appel au coordonnateur de l'IUFM d'accueil) ;
faire établir les ordres de missions, les signer, et les faire parvenir directement aux intéressés, au début de l’action ;
à l'issue de chaque action, regrouper les différentes factures qui s'y rattachent, les vérifier, les attester et les transmettre en un seul envoi au service financier de l'IUFM gestionnaire ;
rassembler 1’ensemble des demandes d'indemnités de déplacement, d'hébergement et de repas, les attester et les faire parvenir au service financier accompagnées des listes d'émargement. L'ensemble de ces documents est indispensable pour permettre le paiement.

Les tâches d'un coordonnateur local

À l’occasion d’un séminaire et/ou d’une journée programmés, un coordonnateur a pour tâche :

de recueillir les fiches "Proposition d'action" (téléchargeables) élaborées dans son IUFM et de les faire parvenir au secrétariat du PSE ;

de diffuser les informations au sein de son IUFM (et éventuellement de les re-diffuser) ;
de gérer les inscriptions des formateurs de son IUFM, c’est à dire de :

recueillir les pré-inscriptions (adressées directement ou par le secrétariat du PSE) ;

rappeler (éventuellement) les règles de participation à une action (notamment celles relatives à l’hébergement, au transport, aux frais de repas et celles relatives au dossier à fournir pour le remboursement des frais ) ;

ratifier les candidatures, vérifier les bulletins de participation, les signer et les faire parvenir au secrétariat du PSE. Tout doit être mis en œuvre pour que les inscriptions parviennent au secrétariat du PSE au plus tard un mois avant le début de l'action ;

après les actions, récupérer les dossiers des intervenants (si c’est le cas) et des participants, vérifier qu’ils sont complets, les viser et les faire parvenir au secrétariat du PSE dans les meilleurs délais (soit 15 jours après la tenue de l’action) ;

après les actions, récupérer les feuilles d’émargement et les faire parvenir au secrétariat du PSE au plus tard un mois après l'action, en même temps que les dossiers de remboursement des frais de mission des participants et des intervenants ;

de participer à l’animation de l’action.

L'organisation d'un séminaire

Lorsqu’un séminaire est programmé, le Comité de Pilotage du PSE désigne un responsable scientifique du séminaire (formateur spécialiste du domaine de formation concerné) :

Le responsable scientifique du séminaire a pour tâche :

de mettre en place une petite équipe de personnes reconnues pour leurs compétences eu égard au thème du séminaire ;
d'élaborer le programme du séminaire avec cette équipe et choisir les intervenants ;
de renseigner une fiche " Fiche-programme" (téléchargeable)
éventuellement, de proposer des intervenants « extérieurs » (d'autres académies ou étrangers) au coordonnateur général qui transmet la proposition au Comité de Pilotage (un accord de ce dernier est nécessaire) ;
de faire parvenir le programme au secrétariat du PSE pour installation sur le site Web du PSE ;
de prendre contact avec les intervenants et de gérer leur mission (en liaison avec le coordonnateur de son IUFM) ;
de faire émarger les participants au séminaire ;
de réaliser le document des « Actes du séminaire » et de le communiquer au coordonnateur de son IUFM, qui le fera suivre au secrétariat du PSE pour installation sur le site Web du PSE.

L'organisation d'une journée d'échanges

Lorsqu’une journée est programmée, le Comité de Pilotage du PSE désigne un responsable de la journée (formateur spécialiste du domaine de formation concerné) :

Le responsable de la journée a pour tâche :

d’élaborer l’ordre du jour de la journée ;
de renseigner une " Fiche-programme" (téléchargeable)
de faire émarger les participants ;
de réaliser le document du « Compte-rendu de la journée » et de le communiquer au coordonnateur de son IUFM, qui le fera suivre au secrétariat du PSE pour installation sur le site Web du PSE.

Les règles relatives à la gestion financière du PSE

Les règles relatives aux exigences du budget

Règles générales

La règle essentielle est celle de l'ordonnancement préalable des dépenses, ce qui signifie que toute dépense doit être précédée d'un bon de commande ou d'un engagement budgétaire par le service financier du Pôle Sud-Est. Cette règle de base permet de vérifier la disponibilité des crédits et d’assurer une coordination optimale entre la direction, les services financiers et le service chargé de l'organisation des actions du Pôle Sud-Est[1].
Les déplacements des directeurs sont pris en charge sur le budget de leur IUFM.

Règles spécifiques

1 - Relatives aux séminaires

La limitation budgétaire nécessite une politique du moindre coût. Cela suppose :

que pour chaque IUFM du Pôle et pour chaque séminaire, six formateurs (au maximum) et le coordonnateur peuvent être pris en charge financièrement (ce qui n'empêche pas d’inviter à leurs frais des personnes extérieures au pôle) ;
que plusieurs participants (si c’est le cas) utilisent une même voiture ;
que le coût des lieux d'hébergement et de lieux de stage ne dépasse pas un forfait, déterminé chaque année par les directeurs ;
qu’un contrôle strict des ordres de mission soit effectué par les coordonnateurs.

Dans un délai maximum de 15 jours suivant la fin de l'action, les participants doivent transmettre leur demande d'indemnités à leur coordonnateur académique, qui lui-même dispose de 15 jours pour les vérifier, les viser et les transmettre au secrétariat du Pôle Sud-Est.

2 - Relatives aux journées d'échanges, de réflexion et de concertation

Pour ces journées, le PSE prend en charge le déplacement de deux formateurs maximum. Le repas de midi est pris en commun par les participants.
Les hébergements éventuels et l'ensemble des frais de mission, au delà du deuxième participant, sont à la charge des différents IUFM.

[1] Ainsi, à titre d'exemple, toute facture (relative aux repas, déplacements, hébergements, ...) n'ayant pas fait l'objet d'un bon de commande préalable ou toute demande d'indemnité n'ayant pas fait l'objet d'un ordre de mission Pôle Sur-Est seront rejetées.

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